Privacyverklaring - Lammerse Accountants

Privacyverklaring Lammerse Accountants B.V.

Lammerse Accountants B.V., gevestigd aan de Kastanjelaan 7, 6883 HX VELP (Gld), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

www.lammerse.nl

Kastanjelaan 7, 6883 HX VELP (Gld), 026-3693131

Postbus 33, 6880 AA VELP (Gld)

Manuela Lammerse - de Later is de Functionaris Gegevensbescherming van Lammerse Accountants B.V. Zij is te bereiken via manuela@lammerse.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Lammerse Accountants B.V. verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Geboorteplaats
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer
Burgerlijke staat
Gezinssamenstelling
Fiscaal nummer BV
Loonsom
Financiële gegevens lopend en vorig boekjaar
(kosten) facturen
Hypotheekgegevens
Lening gegevens
Financiële offertes t.b.v. advies
(des) investeringen
Kenteken auto
Uittreksel Kamer van Koophandel
Vermogensbestanddelen
Huwelijkse voorwaarden/ samenlevingscontract
Oprichtingsakte B.V.
Testament
Kopie aandeelhoudersregister
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken of in correspondentie dan wel telefonisch

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Lammerse Accountants B.V. verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:
Etnische afkomst
gezondheid en persoonlijke leefomstandigheden
burgerservicenummer (BSN)

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Persoonsgegevens

Lammerse Accountants B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
Je de mogelijkheid te bieden een account op ons klantportaal aan te maken
Om onze diensten aan je te kunnen leveren en hiertoe op de hoogte te zijn van je persoonlijke leefomstandigheden
Lammerse Accountants B.V. verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor bijvoorbeeld je belastingaangifte

Bijzondere persoonsgegevens

Lammerse Accountants B.V. verwerkt jouw bijzondere persoonsgegevens voor de volgende doelen (alleen voor intern gebruik):

Etnische afkomst: wij moeten in het bezit zijn van een actueel ID-bewijs van onze clientèle, om de personen te kunnen identificeren aan wie wij onze diensten leveren en om zodoende te kunnen voldoen aan de Wwft. Bij deze identificatie is een pasfoto onontbeerlijk.
Gezondheid en persoonlijke leefomstandigheden: in bepaalde situaties leggen wij in algemene bewoordingen de persoonlijke (leef)omstandigheden van onze cliënten vast. Dit betreft een schriftelijke vastlegging van de persoonlijke gesprekken tussen de accountant en jou als cliënt. Enerzijds kan deze vastlegging verklaren waarom de resultaten van het ene jaar afwijken van de resultaten van het andere jaar en kunnen we daarmee voldoen aan onze beroepsregels. Ook optimalisering van de fiscale advisering door verdieping in de persoonlijke leefomstandigheden is één van de doelen onze vastlegging. Daarnaast is interne overdracht aan de binnendienst collega een belangrijk onderdeel van onze filosofie, aangezien we de mens achter de cijfers hoog achten.
Burgerservicenummer (BSN): dit persoonsgegeven verwerken we, omdat we daarmee je fiscale aangiftes kunnen indienen bij De Belastingdienst

Geautomatiseerde besluitvorming

Lammerse Accountants B.V. neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Lammerse Accountants B.V. of jijzelf als cliënt) tussen zit. Lammerse Accountants B.V. gebruikt de volgende computerprogramma's of –systemen ten behoeve van rechtstreekse dienstverlening aan cliënten:

Naam van het systeem, waarom het gebruikt wordt, onderliggende logica, belang en verwachte gevolgen voor betrokkene

AFAS online (t.b.v. CRM, fiscale aangiftes, klantportaal): rechtstreekse communicatie met de Belastingdienst, alsmede veilige informatie-uitwisseling via het klantportaal met jou als cliënt. Pas nadat jijzelf m.b.v. twee factor authenticatie akkoord geeft op de in te dienen aangifte wordt de aangifte automatisch ingediend bij de Belastingdienst.
Snelstart (online) (t.b.v. het voeren van de administraties): de online versie geeft ons en jou als cliënt de mogelijkheid om gezamenlijk in dezelfde boekhouding te kunnen boeken. Er vindt m.b.v. dit programma geen communicatie met derden plaats.
Officebox (t.b.v. werken in the cloud): wij hebben onze programmatuur en content niet op een eigen server staan, maar we werken in the cloud via Officebox. Officebox heeft 2 verschillende serverruimtes beschikbaar waar onze gegevens staan opgeslagen (Schiphol en Enschede).
Visionplanner (t.b.v. publiceren van jaarrekeningen van BV’s): in dit programma kunnen we de jaarrekening van BV’s uploaden en deze digitaal indienen bij de Kamer van Koophandel. Dit laatste doen we pas, nadat de jaarrekening is vastgesteld en dat initiatief komt van jou als cliënt.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Lammerse Accountants B.V. bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld, dan wel hanteert hiervoor de wettelijke bewaartermijn. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

(Categorie) persoonsgegevens > Bewaartermijn > Reden

Personalia > volcontinu of 7 jaar nadat cliënt de overeenkomst met ons heeft opgezegd > onze output is gekoppeld aan de personalia. Voor wat betreft de output hebben we 7 jaar wettelijke bewaarplicht, vandaar deze bewaartermijn

Adres > volcontinu of 7 jaar nadat cliënt de overeenkomst met ons heeft opgezegd > onze output is gekoppeld aan de adresgegevens. Voor wat betreft de output hebben we 7 jaar wettelijke bewaarplicht, vandaar deze bewaartermijn

Bereikbaarheidsgegevens (e-mail/ telefoonnummer) > zolang de cliënt door ons kantoor bediend wordt > bereikbaarheid niet meer nodig, zodra cliënt aangeeft elders diensten te gaan afnemen

Uittreksel Kamer van Koophandel > zolang de cliënt door ons kantoor bediend wordt > uittreksel niet meer nodig, zodra cliënt aangeeft elders diensten te gaan afnemen

Permanente dossierstukken (o.a. testament, huwelijkse voorwaarden, etc) > volcontinu dan wel direct verwijderen nadat cliënt de overeenkomst met ons heeft opgezegd > om te kunnen voldoen aan onze beroepsregels, hebben we deze stukken nodig ten behoeve van dossiervorming. Zodra cliënt afscheid van ons neemt, zullen we deze stukken van onze server verwijderen.

Financiële gegevens die betrekking hebben op een specifiek boekjaar > 7 jaar > wettelijke bewaarplicht.

Delen van persoonsgegevens met derden

Lammerse Accountants B.V. verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Lammerse Accountants B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Lammerse Accountants B.V. gebruikt alleen technische en functionele cookies op haar website. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Lammerse Accountants B.V. en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens waarover wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen. Wij zijn hier wel terughoudend in. Liever communiceren wij rechtstreeks met jou, waarna jijzelf de documenten doorstuurt naar een belanghebbende derde.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar manuela@lammerse.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek .

Lammerse Accountants B.V. wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Lammerse Accountants B.V. neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of wanneer er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via manuela@lammerse.nl.

Wijzigingen in het privacybeleid

Lammerse Accountants B.V. behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.